「Web会議を開催したいのですが、何を使えばいいでしょうか？」
お客様から、こんなご相談をいただくことがあります。オンライン会議のサービスはいくつもありますが、初めて主催する場合は、どれを選べばよいのか迷うところです。
そこでアーストでは、特別な理由がなければ、まずGoogle Meetを候補としておすすめしています。
Web会議なら、まずGoogle Meetをおすすめします
Google MeetはGoogleアカウントから利用でき、GmailやGoogleカレンダー、Google Chat、Google Driveなど、普段使っているGoogleサービスと組み合わせやすいのが大きなメリットです。
会議の日程をGoogleカレンダーへ登録し、そのままMeetの参加リンクを作成。参加者へ案内し、当日はブラウザから参加できます。資料を見せたい場合は、パソコンの画面やウィンドウを共有することも可能です。
Google Meetで画面を共有する｜Google公式ヘルプ
アーストでは仕事上の連絡手段としてGoogle Chatもおすすめしていますので、普段の連絡はChat、打ち合わせになったらMeet、資料はDriveという形にすると、仕事のやり取りをGoogleアカウントにまとめやすくなります。
Web会議とWebセミナーでは使い方が少し違います
少人数の打ち合わせや社内会議なら、通常のGoogle Meetで十分なケースが多くあります。
参加者同士で話したり、カメラやマイクを使ったり、資料を画面共有したりする双方向の利用に向いています。
一方、大人数へ一方向に説明するWebセミナーでは、参加者全員が自由に話す必要はありません。
開催規模や契約しているGoogle Workspaceのエディションによっては、Google MeetのライブストリーミングやYouTubeへのライブ配信を利用できる場合があります。利用できる機能は契約内容によって異なるため、イベントの規模を確認してから方法を決めます。
Google Meetのライブストリーミング｜Google公式ヘルプ
ツールより先に「どんな会議なのか」を確認します
実際のサポートでは、いきなり設定を始めるのではなく、まず開催内容を伺います。
- 何人くらい参加するのか
- 社内だけか、社外の人も参加するのか
- 参加者にも発言してもらうのか
- 資料や動画を画面共有するのか
- 録画を残す必要があるのか
- 定期的な会議か、一度だけのイベントか
ここを整理すると、通常のGoogle Meetでよいのか、ライブ配信まで考える必要があるのかが分かってきます。
実はカメラより「音」が重要です
Web会議の相談では、「カメラは何を買えばいいですか？」と聞かれることも多いのですが、実際には音声の方が重要です。
映像が多少粗くても会議はできますが、声が途切れたり、反響して聞き取れなかったりすると話が進みません。一人で参加するならパソコンの内蔵マイクでも十分な場合がありますが、会議室から複数人で参加するなら、外付けマイクや会議用スピーカーフォンを検討します。
ネットワーク環境も本番前に確認します
もう一つ重要なのがインターネット環境です。
普段Webサイトを見られていても、映像と音声を同時に送受信するWeb会議では、Wi-Fiの電波が弱い場所で音声や映像が途切れることがあります。
重要な会議なら、本番で使うパソコンと会議室で事前テスト。必要なら有線LANも検討します。
「Meetにつながった」でテストを終わらせない
本番前には、実際の進行に近い形で一度試します。
- 相手に声が正常に聞こえるか
- カメラの画角や明るさは問題ないか
- 資料を画面共有できるか
- 参加者側からも正常に見えているか
- 録画を使う場合は正常に保存できるか
できれば別の場所にいる人にも参加してもらい、実際の会議と同じ状態で確認します。
本番前に一度通してみる。これだけでも当日のトラブルはかなり減らせます。
Google Meetの導入・Web会議環境もITサポートへ
アースト ITサポートでは、Google MeetをはじめとしたWeb会議環境の導入や設定についてもサポートしています。
「初めてWeb会議を主催する」「Google Meetの設定方法が分からない」「会議室のカメラやマイクを選びたい」「Wi-Fiが不安定で会議が途切れる」といった場合も、現在のパソコンやネットワーク環境を確認しながら対応します。
Google Chat、Googleカレンダー、Driveなども含めて業務環境をGoogleサービスで整理したい、といったご相談も可能です。
会議リンクを作れるところまでではなく、実際の仕事で問題なく使えるところまで。
Web会議やオンラインセミナーの導入でお困りの場合は、アースト ITサポートまでお問い合わせください。
