「院内のどのパソコンからでも、同じ写真やファイルを確認できるようにしたい」
歯科医院から、このようなご相談をいただきました。受付、カウンセリングルーム、診察室、CT・レントゲン室など、院内には複数のパソコンがあります。それぞれの場所で必要な写真やファイルを確認できれば、スタッフ間のデータ共有もずっとスムーズになります。
ところが、当時のファイル管理方法を確認すると、スタッフがそれぞれUSBメモリに担当するデータを保存していました。必要なファイルがどこにあるのか分かりにくく、コピーを繰り返せば同じファイルが複数存在してしまいます。
そこで、院内のファイルを一か所にまとめるため、NASを使った共有環境を構築することになりました。
まずは医院へ伺い、現在のファイル管理を確認
NASを購入して接続すれば解決、というわけではありません。
最初に医院へ伺い、どのようなファイルを共有しているのか、現在はどこへ保存しているのか、どのパソコンから利用したいのかを確認しました。写真など容量の大きなデータを扱う場合には、現在使用している容量だけでなく、今後どのくらい増えていくのかも機器選定に関わります。
また、NASを快適に利用できるかどうかは院内ネットワークにも左右されます。大きな写真ファイルを頻繁に開くのであれば、NAS本体だけでなくLAN配線、ネットワーク機器、各パソコンの接続状況まで見ておく必要があります。
NASを院内ファイルの共有場所に
今回選んだのが、NAS（Network Attached Storage）です。
簡単にいえば、院内ネットワークにつないで複数のパソコンから利用できる共有ストレージです。特定のスタッフのパソコンやUSBメモリへファイルを置くのではなく、NASを院内の共通した保存場所として使います。
使用するデータ量や用途を確認したうえで機器を選定し、準備が整ったところで再び医院へ訪問。NASの設置とネットワーク設定を行い、院内のパソコンから同じ共有先を利用できる環境へ変更しました。
USBメモリによる個別管理から一元管理へ
NASを導入したことで、「この写真は誰が持っている？」「新しいファイルはどれ？」といった確認がしやすくなります。
受付で保存したファイルを診察室で確認する、といった使い方も可能になります。スタッフごとにUSBメモリを持ち歩いてファイルを受け渡す必要も減り、院内でのデータ共有方法そのものを整理することができました。
ファイルが一か所へまとまることで、バックアップについても個々のパソコンやUSBメモリごとに考えるのではなく、院内全体の仕組みとして管理しやすくなります。
現在のNAS運用では「バックアップ」を別に考えることが重要
ここは、NASを導入するときに特に注意したいところです。
NASに保存しただけでは、バックアップが完成したことにはなりません。
複数のハードディスクを搭載したNASでは、1台のディスクが故障しても運用を継続できる構成にすることがあります。しかしこれは主に機器故障への備えで、誤ってファイルを削除した場合や、データが破損した場合、ランサムウェアなどによって共有ファイルまで暗号化された場合には別の対策が必要です。
そのため現在NASを導入する際には、保存するデータの重要度や運用方法を確認し、NASとは別系統にバックアップを持つことも含めて検討します。
医療機関では「誰でも見られる共有フォルダ」にしない
歯科医院やクリニックで扱う写真や資料には、患者さんに関する情報が含まれることがあります。
そのため、単純に院内の全パソコンから何でも開ける状態にすればよいわけではありません。必要に応じて利用者や共有フォルダを分け、誰がどのデータへアクセスする必要があるのかを整理しておくことも重要です。
NASの管理者アカウントやパスワード、ファームウェアの更新、バックアップ、外部からのアクセス方法なども含め、導入後の運用まで考えて構成します。
レセコンやCT・レントゲンのデータはメーカーとの連携が必要
もう一つ、医療機関ならではの注意点があります。
院内で共有する写真や一般的なファイルと、レセコンやCT・レントゲンなど医療機器のシステムが管理しているデータは、同じようには扱えません。
医療機器や専用システムにはメーカーごとに決められた構成やバックアップ方法があります。そのため、専用システムの保存先を独自にNASへ変更するといったことはせず、必要な場合はメーカー・レセコン業者と確認しながらネットワーク環境を整えます。
アーストでは、レセコン本体やレセコンデータのバックアップについてはメーカー側の標準仕様・サポート範囲を基本とし、院内ネットワークやパソコン、共有ファイルなどのITインフラ側を中心にサポートしています。
院内のファイル共有・NAS導入もアースト ITサポートへ
NASは便利な機器ですが、「どのNASを買えばいいか」だけで院内のファイル管理が決まるわけではありません。
実際には、現在どのようにファイルを扱っているのか、何台のパソコンから使うのか、写真などのデータ量はどのくらいあるのか、ネットワークは十分か、どのデータを共有し、どのデータを分けるのか、といった確認が必要です。
アースト ITサポートでは、医院へ伺って現在の環境を確認するところから、NASやネットワーク機器の選定、設置・設定、院内PCとの接続、バックアップ環境の検討まで対応しています。
また、レセコンやCT・レントゲンなど医療機器が関係する場合には、それぞれのメーカー・業者と役割を分けながら環境を整えます。導入後のネットワークやPCのトラブルについても、必要に応じてリモート・訪問でのサポートが可能です。
「USBメモリでのファイル管理を見直したい」「院内の複数のパソコンで写真を共有したい」「NASを導入したいけれど、バックアップやセキュリティまで含めてどうすればよいか分からない」といった場合も、お気軽にご相談ください。
