「顧客情報がいろいろな場所に保存されている」「案件の進み具合を担当者に聞かないと分からない」「同じ内容を何度も入力している」
会社の業務が増えてくると、このような小さな不便が少しずつ積み重なっていきます。市販の業務ソフトを使っていても、自社の仕事の進め方に合わず、別の表や書類で管理していることもあります。
アーストでは、お客様の仕事の流れに合わせた業務システムの企画・開発・改善についてご相談を承っています。建築・リフォーム業をはじめ、さまざまな業種の業務に合わせて、必要な仕組みを一緒に考えます。
建築・リフォーム業で考える業務システムの活用例
例えば建築・リフォーム会社では、お客様からの問い合わせ、現地調査、見積もり、契約、工事の手配、施工、引き渡し、アフターフォローまで、一つの案件にさまざまな業務が関わります。
顧客情報は担当者のパソコン、現場写真はスマートフォン、見積書は共有フォルダ、工事の予定は別の管理表、といった状態では、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。
こうした業務では、案件ごとに情報をまとめて管理する仕組みが役立ちます。
顧客・案件・見積もり・工事の情報をまとめて管理
例えば、顧客情報から過去の工事履歴を確認したり、案件ごとの見積書や写真を整理したり、現在どの工程まで進んでいるのかを社内で共有できるようにします。
すべてを大がかりなシステムにする必要はありません。「まずは案件の進捗を共有したい」「写真や書類を探しやすくしたい」といった、特に困っている部分からシステム化を検討する方法もあります。
業務システムは、会社によって必要な機能が違います
同じ建築・リフォーム業でも、住宅リフォームが中心の会社と、設備工事や内装施工が中心の会社では、仕事の進め方が異なります。
これは医療、販売、製造、サービス業などでも同じです。業種が同じでも、会社の規模や担当者の役割によって必要な管理方法は変わります。
アーストでは、特定のシステムを導入することを先に決めるのではなく、現在の業務内容を確認し、どこを改善すると使いやすくなるのかを考えます。
さまざまな業種の業務管理に対応
業務システムの活用方法は、建築・リフォーム業に限りません。例えば、次のような管理業務についてもシステム化を検討できます。
- 顧客情報・問い合わせ・対応履歴の管理
- 案件・受注・進捗状況の共有
- 商品・在庫・発注情報の管理
- 見積書・請求書などの帳票作成
- 写真・書類・各種データの整理と検索
- 社内の申請・報告・情報共有
- 既存システムのデータを活用した検索・集計
こうした業務のすべてを一つのシステムへまとめる場合もあれば、現在利用しているシステムを残し、不足している機能だけを追加する場合もあります。
FileMaker・Webシステムなど、目的に合わせた開発
アーストでは、FileMakerを使ったデータベースシステムや、Webブラウザから利用する業務システムなどの開発・サポートを行っています。
FileMakerは、顧客情報や案件情報などを管理する独自のシステムを作るための選択肢の一つです。一方、複数の拠点から利用したい、社外の担当者と情報を共有したいといった場合には、Webシステムが適していることもあります。
どちらの方法がよいかは、利用する人数や場所、現在の設備、必要な機能などによって変わります。
今まで使ってきたデータも活用
すでにExcelなどの表計算ソフトや、既存の業務ソフトで情報を管理している場合は、それらのデータを新しいシステムへ取り込んだり、連携させたりできるか検討します。
長年蓄積してきた顧客情報や業務データをできるだけ活かしながら、使いやすい仕組みへ改善していくことも大切です。
最初から大きなシステムを作る必要はありません
業務システムの開発というと、費用も時間もかかる大がかりなものを想像されるかもしれません。
しかし、実際には「この情報だけ共有したい」「毎月の集計作業を簡単にしたい」「担当者によって管理方法が違うので統一したい」といった小さな課題から始めることもできます。
必要な機能を整理し、優先度の高い部分から制作・改善していくことで、実際の業務に合っているか確認しながら進められます。
開発後の修正・保守・社内担当者へのサポートも
業務システムは、完成した後も仕事の進め方が変われば、機能の追加や修正が必要になることがあります。
アーストでは、新規開発だけでなく、既存システムの修正、データ移行、機器の入れ替え、社内担当者への操作説明や開発支援なども行っています。
また、業務システムを動かすためのパソコン、Mac、社内ネットワーク、サーバー、バックアップなどについても、ITサポートとしてまとめてご相談いただけます。
業務システムのご相談はアーストへ
「業務を効率化したいけれど、何から始めればよいのか分からない」「現在使っているシステムを改善したい」「自社の仕事に合った管理方法を考えたい」
このような段階からでも、まずはご相談ください。
アーストでは、建築・リフォーム業をはじめ、医療、販売、サービス業など、さまざまな分野の業務に合わせたシステム開発についてご相談を承っています。
大切なのは、システムを作ること自体ではなく、毎日の仕事が使いやすくなることです。現在の業務内容や困っていることを伺い、既存の仕組みを活かす方法も含めて、無理のない改善方法をご提案します。
業務システムの新規開発・改修から、導入後の運用、パソコンやネットワークのITサポートまで、まずはアーストへお問い合わせください。
