「同じ内容を何度も入力している」「Excelファイルが増えすぎて、どれが最新か分からない」「担当者しか分からない仕組みになっている」
会社の仕事を続けていると、こうした小さな不便が少しずつ増えていきます。ひとつひとつは大きな問題ではなくても、毎日繰り返せばかなりの時間になります。
アーストでは、特定のソフトを導入することから考えるのではなく、まず「今どんな仕事をしていて、どこに手間がかかっているのか」を伺い、その業務に合ったシステムや仕組みを考えます。
業務システムは「何を作るか」より「何を楽にしたいか」から
システム開発というと、大規模なものを想像するかもしれません。しかし実際のご相談は、もっと身近なところから始まります。
- 顧客情報を一か所にまとめたい
- 見積書や請求書を毎回作り直す手間を減らしたい
- 在庫や商品の状況を複数のスタッフで確認したい
- 紙やExcelで管理している情報を整理したい
- 写真や書類を検索しやすくしたい
- 毎月行っている集計作業を簡単にしたい
こうした場合、いきなり新しいシステムを作るのではなく、現在どのように仕事をしているのかを確認します。今の方法で問題のない部分はそのまま残し、時間がかかっているところや間違いが起こりやすいところから改善していきます。
FileMakerも、業務に合わせて使える開発方法のひとつです
アーストでは1999年からFileMakerを使ったデータベースシステムの制作・サポートを行っています。顧客管理、売上管理、在庫管理、商品管理、設備管理、帳票作成、写真管理など、さまざまな業務で利用してきました。
FileMakerの良いところは、会社ごとの仕事の流れに合わせた画面や機能を作りやすいことです。市販ソフトでは「必要な機能が足りない」「逆に使わない機能が多すぎる」といった場合に、必要なものを中心に組み立てることができます。
すでに使っているFileMakerの改修も
新しく作るだけではありません。「以前担当者が作ったFileMakerを長年使っているが、その担当者が退職してしまった」「会社が大きくなり、最初に作った仕組みでは足りなくなってきた」といったご相談にも対応しています。
現在のデータベースを確認し、必要な機能の追加、画面の修正、パソコンの入れ替えに伴う移行、サーバー環境の見直しなどを行います。すべてを最初から作り直すのではなく、今ある仕組みを活かせるかどうかも含めて確認します。
Webシステムなら、場所を選ばず使える仕組みも作れます
業務内容によっては、FileMakerではなくWebシステムの方が適していることもあります。
例えば、複数の事業所から同じ情報を確認したい、外出先から入力したい、専用ソフトを入れずブラウザから使いたい、といった場合です。必要な機能や利用人数、使用する場所などを確認しながら、適した方法を考えます。
「FileMakerで作る」「Webで作る」と最初から決めるのではなく、やりたいことに合った方法を選ぶことが大切です。
今使っているデータやシステムを活かした連携も考えます
新しい仕組みを導入するからといって、これまで蓄積してきたデータを捨てる必要はありません。
ExcelやCSVなどで管理している情報を取り込んだり、既存のデータベースやWebシステムと組み合わせたりすることで、これまでの資産を活かせる場合があります。
医療機関向けのシステムでは、電子カルテなど既存の医療システムから必要な情報を受け取り、別の業務システムで利用するといった開発にも対応しています。
医療現場向け患者データシステム「MANBO」も開発・提供
アーストが医療分野で提供しているシステムのひとつが、医療ソーシャルワーカー（MSW）向け患者データシステム「MANBO」です。
電子カルテだけでは整理・集計しにくい、患者さんへの支援内容、経過、入退院情報、地域の医療・福祉機関との連携情報などを管理するためのシステムです。
このように、一般的な顧客管理や在庫管理だけではなく、その業界・その仕事ならではの情報をどう扱うかを考えたシステム開発にも取り組んでいます。
システムを作った後のパソコンやネットワークもまとめて相談できます
業務システムは、作って終わりではありません。実際に使うにはパソコン、サーバー、ネットワーク、バックアップなど周辺の環境も必要になります。
アーストではシステム開発だけでなく、Windows・Macのサポート、パソコンの導入、サーバーや院内・社内ネットワークの構築、データ移行、リモートサポート、保守にも対応しています。
そのため、「システムはこの会社、パソコンは別の会社、ネットワークはまた別の会社」と分けずに、実際に使用する環境まで含めて相談できます。
小さな改善から始めることもできます
「システム開発」と聞くと、会社全体の仕組みを一度に入れ替えるような大仕事に感じるかもしれません。
しかし、毎月何時間もかかっている集計を自動化する、複数のExcelファイルをひとつにまとめる、検索しにくい顧客情報を整理する、といった一部分の改善から始めることもできます。
実際の業務を確認すると、「システムを新しく作らなくても、今の運用を少し変えるだけでよい」という場合もあります。逆に、今後も業務が増えるのであれば、早い段階でデータを整理しておいた方がよい場合もあります。
どんなシステムが必要か分からなくてもご相談ください
お問い合わせの時点で、「FileMakerで作りたい」「Webシステムが必要」と決まっている必要はありません。
「この作業に毎日時間がかかっている」「同じ情報を何度も入力している」「今の管理方法が限界になってきた」といった、現在困っていることをそのままお聞かせください。
アーストでは、業務内容と現在のIT環境を確認し、FileMaker、Webシステム、既存データの活用などから、現実的な方法を一緒に検討します。
システム開発から、導入するパソコン・ネットワーク、運用後の修正やITサポートまで。仕事に合った仕組みづくりをまとめてサポートいたします。
