「WEB会議をしたいのですが、どんな環境を用意すればいいですか？」
このようなご相談をいただくことがあります。そこで最初に確認したいのが、行いたいのが「WEB会議」なのか、それとも「WEBセミナー」なのかという点です。
どちらもインターネットを使って映像や音声をやり取りしますが、参加者の役割が違うため、準備する環境や設定も変わってきます。
WEB会議とWEBセミナーは何が違う？
WEB会議は、参加者同士が会話することを前提とした仕組みです。
社内ミーティングや取引先との打ち合わせ、オンライン面談などが代表的です。参加者それぞれがマイクやカメラを使い、必要に応じて資料やパソコンの画面を共有します。
一方のWEBセミナー、いわゆるウェビナーは、講師や主催者から多数の参加者へ情報を伝えることが中心です。
会社説明会、商品紹介、講習会などでは、参加者全員が自由に発言する必要はありません。主催者や登壇者だけが映像・音声を配信し、参加者は視聴を中心にする形が一般的です。
WEB会議
- 参加者同士で会話する
- 少人数～中規模の打ち合わせ向き
- 参加者それぞれがマイクやカメラを使用する
- 画面共有や資料確認をしながら進める
WEBセミナー
- 講師・主催者から参加者へ情報を届ける
- 説明会や講習会など多人数向き
- 発言する人と視聴する人の役割を分ける
- 必要に応じてQ&Aや参加者管理を利用する
何人参加するかだけでなく、「参加者同士で話すのか」が大きな判断基準になります。
WEB会議に必要な環境
数人でWEB会議を行うだけなら、カメラ・マイク・スピーカーを内蔵したノートパソコンでも始められます。
ただし、会議室に複数人が集まり、1台のパソコンから参加する場合は注意が必要です。パソコン内蔵マイクでは離れた人の声を拾いにくいため、外付けマイクやスピーカーフォンを用意した方が使いやすい場合があります。
Google Meet、Microsoft Teams、Zoomなど、普段利用している業務環境に合ったWEB会議サービスを選ぶことも重要です。
WEBセミナーでは「配信する側」の環境が重要
WEBセミナーになると、参加者よりも主催者側の環境が重要になります。
講師の声が聞き取りやすいマイク、資料を見せるための画面共有、必要に応じてカメラや照明なども確認します。また、参加人数が多い場合は、誰でも自由にマイクを使える通常のWEB会議より、登壇者と視聴者の役割を分けられるウェビナー機能の方が運営しやすくなります。
質問を受け付ける方法、録画の有無、参加者の入室方法なども、本番前に決めておくとスムーズです。
どちらにも重要なのがネットワーク環境
WEB会議もWEBセミナーも、映像と音声をリアルタイムで送受信します。
普段WEBサイトを問題なく見られていても、Wi-Fiの電波が弱かったり、同じ回線を多数の端末で利用していたりすると、映像が止まる、音声が途切れるといった問題が起こることがあります。
特にWEBセミナーでは主催者側の通信が止まると参加者全員に影響するため、本番で使用する場所から事前に接続テストを行っておくことが大切です。
大切なのはサービス選びより「どう使うか」
WEB会議を始めるとき、最初にZoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどのサービス比較から始めてしまいがちです。
しかし実際には、参加人数、参加者との関係、全員が発言するのか、セミナー形式なのか、どの場所から利用するのかを先に整理した方が、必要な機器やサービスを決めやすくなります。
数人で行うWEB会議ならシンプルな構成で十分な場合もあります。一方、多人数向けのWEBセミナーなら、マイクや配信環境、参加者管理まで含めた準備が必要です。
WEB会議・WEBセミナーの導入もアースト ITサポートへ
アースト ITサポートでは、WEB会議やWEBセミナーを始めたいお客様に対して、利用目的や現在のパソコン・ネットワーク環境を確認しながら、必要なサービスや機器、設定方法をご提案しています。
「会議室からWEB会議をしたい」「オンライン説明会を開催したい」「どのサービスを選べばよいか分からない」といった段階からでも大丈夫です。
WEB会議サービスの設定だけでなく、カメラ・マイクなどの機器選定、Wi-Fiやネットワーク環境の確認、本番前の接続テストまで含めてサポートいたします。
