「社員が自宅から仕事できるようにしたいのですが、何を準備すればいいでしょうか？」
テレワーク導入のご相談では、まずここから話が始まります。パソコンを持ち帰れば仕事ができる場合もありますが、会社にあるデータへのアクセス、メール、Web会議、セキュリティなど、実際に確認することは意外と多くあります。
アーストでは以前からリモートによるITサポートを行ってきました。その経験を活かし、現在の仕事環境に合わせたテレワーク・ハイブリッドワーク環境の構築もサポートしています。
最初に「自宅で何の仕事をするのか」を整理します
いきなりVPNやリモートデスクトップを導入するわけではありません。
まず確認するのは、社員が自宅でどんな作業をするのかです。メールと書類作成だけなのか、会社の共有ファイルを使うのか、社内システムへ接続する必要があるのか。仕事内容によって、必要な環境はかなり変わります。
たとえばGoogle WorkspaceやMicrosoft 365など、普段からクラウド上でメールやファイルを管理している会社なら、自宅からも同じアカウントで仕事を続けやすくなります。
一方、会社内のサーバーや特定の業務システムを使う必要がある場合は、社内ネットワークへの安全な接続方法を別途検討します。
会社のパソコンを持ち帰る？ 自宅PCを使う？
ここも最初に決めておきたいポイントです。
できれば、業務専用として管理されている会社のパソコンを利用する方が環境を統一しやすくなります。OSやアプリの更新、セキュリティ設定、バックアップなども会社側で把握しやすいためです。
個人所有のパソコンを仕事に使う場合は、家族との共用や業務データの保存場所など、別の問題も出てきます。
「使えるパソコンがあるから、それでいい」というより、扱う情報に合わせて決めます。
会社のデータへどうアクセスするか
テレワークで大きな課題になるのが、会社にあるファイルやシステムへのアクセスです。
クラウドを使う方法
Google Drive、OneDrive、SharePointなどへ業務ファイルを保存している場合は、インターネット経由で必要なファイルへアクセスできます。
複数人で同じ資料を扱う場合にも向いており、すべてを会社のパソコンへ遠隔接続して操作する必要がなくなるケースもあります。
会社のパソコンへ遠隔接続する方法
会社でしか動かないソフトや業務システムを使う場合は、会社にあるパソコンへリモート接続する方法を検討します。
ただし、社内PCをそのままインターネットへ公開するような設定は避けます。必要に応じてVPNや安全なリモートアクセス環境を用意し、誰がどの端末から接続できるのかを管理します。
「外からつながればOK」ではなく、安全につながることが重要です。
Web会議はGoogle Meetなどを利用
テレワークでは、社内のコミュニケーション方法も準備します。
アーストではGoogleサービスを利用している環境であれば、Google MeetをWeb会議の候補としておすすめしています。Googleカレンダーから会議を設定し、GmailやGoogle Chat、Google Driveと組み合わせて使えるためです。
会社ですでにMicrosoft 365を利用している場合はTeamsなど、現在契約しているサービスを活かした方が管理しやすい場合もあります。
新しいツールを増やすことより、社員が迷わず使えて、管理する側も把握できる環境にすることを優先します。
自宅のWi-Fiも仕事環境の一部です
会社側の準備が整っていても、自宅の通信環境が不安定では仕事になりません。
Web会議で映像や音声が頻繁に途切れる場合、パソコンではなく自宅Wi-Fiが原因になっていることもあります。ルーターの設置場所や機器の古さ、家族が同時に動画を利用していることなども影響します。
重要なWeb会議や大容量ファイルを扱う場合は、有線LANを使った方が安定するケースもあります。
ルーターについても、管理パスワードやファームウェアの更新状況を確認しておきます。
現在のテレワークで特に重要なのはセキュリティ
便利になった分、アカウント管理は以前より重要になっています。
会社のメールやクラウドへ自宅からアクセスできるということは、IDとパスワードを第三者に知られると、外部からもアクセスされる可能性があるということです。
そのため、現在のテレワーク環境では次のような対策を確認します。
- OSやアプリを最新の状態に保つ
- 強いパスワードを設定し、使い回さない
- 多要素認証・2段階認証を利用する
- 業務データの保存場所を決める
- パソコンを家族と共用しない
- 必要のない人へファイルを共有しない
- バックアップを取る
- 公衆Wi-Fi利用時のルールを決める
IPAでも、テレワーク用パソコンを他人と共有しないこと、Web会議サービスのセキュリティ機能を確認すること、自宅ルーターを最新の状態にすることなどを案内しています。
導入後に出てくる問題にも対応します
環境を作った直後は問題なくても、実際に使い始めると「あれ？」が出てきます。
「自宅から会社のファイルだけ開けない」「Web会議の音が途切れる」「新しく入った社員だけ接続できない」「パスワードを変更したらメールが使えなくなった」など、原因はさまざまです。
パソコン、ネットワーク、クラウドサービス、アカウント設定。どこで問題が起きているのかを切り分けて対応します。
ここまで含めてテレワーク環境です。
テレワーク・リモート環境の構築もITサポートへ
アースト ITサポートでは、企業や事業所のパソコン、サーバー、ネットワークなどを含むIT環境の構築・保守を行っています。
テレワークについても、「何を導入すればよいのか分からない」という段階から、現在の業務内容やIT環境を確認して必要な構成を整理します。
会社PCの持ち出し、クラウドへの移行、リモートアクセス、Web会議、自宅からの接続、ネットワークやセキュリティなど、複数の要素をまとめてご相談いただけます。
テレワークは、単に「自宅から会社へつながる」だけで完成ではありません。
社員が迷わず仕事ができ、会社側も安心して運用できる環境を作ることが大切です。テレワーク・リモートワーク環境の導入や見直しでお困りの場合は、アースト ITサポートまでお問い合わせください。
