「画面ではきれいにできているのに、印刷すると位置がずれる」「決まった用紙の枠内に、文字をぴったり合わせて印刷したい」
パソコンでの印刷は、普通のA4文書なら印刷ボタンを押すだけで済みます。しかし、すでに枠や文字が印刷された用紙、申請書、ラベル、はがきなどへ正確に印刷する場合は、用紙サイズ・余白・拡大縮小・プリンター側の設定まで確認する必要があります。
アーストでは、こうした少し特殊な印刷についても、実際の用紙とデータを確認しながら対応しています。
限られたB4原稿用紙へ、Wordの文章を正確に印刷
実際に、縦書き20文字×10行のB4見開き原稿用紙へ、すでにWordで作成してある文章を印刷したいというご相談がありました。
用意されている原稿用紙は90枚。そのうち約80枚を使用する分量で、予備はわずか10枚しかありません。さらに提出期限までは2日でした。
つまり、何度も試し刷りをして調整する余裕はありません。文章を入力することより、決められた用紙のマス目へ、文字を正確に合わせて印刷することが今回のポイントでした。
用紙とWordデータ、印刷位置を確認しながら調整し、約8時間で作業を完了しました。
大切な用紙へ印刷する前に、普通紙で確認
専用用紙や枚数の限られた用紙へいきなり印刷するのはおすすめできません。まず普通紙へ同じサイズ・同じ設定でテスト印刷し、本番用紙と重ねて文字の位置を確認します。
ラベル用紙、賞状、申請書、既成の伝票などでも、この方法なら貴重な用紙を無駄にする可能性を減らせます。
印刷の位置ずれは、データだけが原因とは限りません
印刷がずれると、「Wordの設定がおかしい」と思いがちですが、実際にはいくつもの設定が関係しています。
- 文書で設定している用紙サイズ
- 縦・横の向き
- 上下左右の余白
- プリンターで選択している用紙サイズ
- 自動的な拡大・縮小
- プリンターが印刷できない用紙端の範囲
例えば、データをB4で正しく作っていても、プリンター側で「用紙に合わせる」が有効になっていると、わずかに縮小されることがあります。この小さな差でも、あらかじめ罫線が印刷された用紙では文字位置がずれて見えます。
Wordで印刷するときのポイント
Wordは文章作成用のソフトですが、余白やページサイズ、テキストボックスなどを調整することで、決められた位置へ文字を配置できます。
ただし、画面上で位置が合っていても、そのまま同じ位置へ印刷されるとは限りません。プリンターには機種ごとに印刷できない用紙端の範囲があるためです。
所定の用紙へ位置を合わせる場合には、Word側だけでなく、実際に使用するプリンターでテストすることが重要です。
Excelで印刷するときのポイント
Excelでも印刷についてのご相談はよくあります。
横に長い表を印刷すると2ページになってしまう場合、「横幅を1ページに収める」という設定が便利です。ただし、縦横の両方を無理に1ページへ収めると、文字が極端に小さくなってしまうことがあります。
印刷するときは、「何ページにするか」だけでなく、実際に紙で読める文字サイズになっているかも確認します。
PDFにしてから印刷すると安定する場合もあります
WordやExcelなどで作成した書類は、一度PDFにしてから印刷する方法もあります。
PDFにするとページのレイアウトが固定されるため、別のパソコンで開いたときにフォントや配置が変わりにくくなります。仕事で作成した書類を別の場所で印刷する場合にも便利です。
「実際のサイズ」と「用紙に合わせる」の違いに注意
PDFを印刷するときも、自動で用紙サイズへ合わせる設定があります。「実際のサイズ」で印刷するとデータを拡大・縮小せず出力しますが、「合わせる」を選ぶと、プリンターで印刷できる範囲へ収まるよう自動的にサイズが変わります。
普通の資料なら便利な機能ですが、ラベルや専用用紙など、位置や大きさを正確に合わせたい印刷では注意が必要です。
CanvaやIllustratorで印刷するときのポイント
現在はCanvaやIllustratorなどでチラシや案内を作成し、自宅のプリンターやネット印刷で出力するケースも増えています。
こうしたデザイン系のソフトでは、紙の端まで写真や色を入れる場合に必要な「塗り足し」や、大切な文字・ロゴを端へ寄せすぎないこと、写真の画質などを確認します。
家庭用プリンターとネット印刷では準備が変わります
家庭用プリンターで印刷する場合と、ネット印刷へ入稿する場合では、必要な設定やデータ形式が異なることがあります。
Canvaでは印刷用PDFを書き出したり、Illustratorでは印刷会社向けのデータを作成したりできます。最終的にどこで印刷するかを先に決めておくと、データ作成もスムーズです。
プリンター側の設定も確認
ソフト側で正しく設定しているのに印刷結果が違う場合は、プリンター側も確認します。
例えば、用紙種類、給紙トレイ、両面印刷、フチなし印刷、拡大縮小などの設定があります。同じデータでもプリンターの設定によって出力結果が変わることがあります。
特に新しいプリンターへ交換した後や、別のパソコンから初めて印刷するときは、以前と同じ設定になっているとは限りません。
特殊な印刷・位置合わせもアーストへ
「決められた用紙へ正確に文字を入れたい」「Excelの表を読みやすく1枚に印刷したい」「PDFにするとサイズが変わる」「ラベルや既成用紙に位置が合わない」など、印刷の困りごとはさまざまです。
アーストではWord・ExcelなどのOfficeソフトだけでなく、PDF、Canva、Adobe系ソフトなど、実際にお使いの環境を確認しながら対応します。
また、操作方法の問題ではなく、プリンター設定、Windows・Mac、ネットワーク接続などが原因の場合には、アースト ITサポートとして確認することもできます。
「何を設定すればよいのか分からない」という状態でも大丈夫です。実際に印刷したい用紙やデータ、現在のプリンター環境を確認し、目的に合った方法を一緒に考えます。
