Mac版Excelを社内で使いこなすための実践研修
今回は、企業様からご依頼いただいた、Mac版Excelの社内研修事例をご紹介します。
ご相談内容は、「社内でMacを使っているスタッフ向けに、Mac版Excelの基本操作や実務で使う機能をまとめて教えてほしい」というものでした。
Excelと聞くと、Windowsパソコンで使うイメージを持つ方も多いかもしれません。しかし、デザイン会社、制作会社、クリエイティブ系の職場、Macを中心に使っている企業では、Mac版ExcelやMac版Officeを業務で使う場面もあります。
今回の研修では、4名様にご参加いただき、普段の業務で使うExcel操作を中心に、Mac版ならではの操作感や注意点も含めて確認しました。
Mac版ExcelはWindows版と同じように使えるのか
Mac版Excelでも、表の作成、計算式、関数、グラフ、フィルター、並べ替え、印刷設定など、基本的なExcel作業は行えます。
Microsoft 365を利用している場合、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリをMacでも使用できます。また、OneDriveやTeamsなどのサービスと組み合わせて使う場面も増えています。
ただし、Mac版ExcelとWindows版Excelは、画面構成やショートカット、細かな機能、周辺機器との連携などに違いがあります。
Mac版Excelで確認しておきたい違い
Mac版Excelを業務で使う場合、次のような点を確認しておくと安心です。
- Windows版と一部ショートカットキーが異なる
- CommandキーとControlキーの使い分けが必要
- リボンやメニューの位置がWindows版と少し違う
- 印刷設定やプリンタ選択の画面がmacOS側の仕様に影響される
- 一部のアドインやマクロがWindows版と同じように動かない場合がある
- ファイル共有時にフォントや表示位置が微妙に変わる場合がある
社内にMacとWindowsが混在している場合は、ファイルの受け渡しや印刷、マクロの利用可否なども確認しておくと、後のトラブルを減らしやすくなります。
今回の社内研修で行った内容
今回の研修では、Excelを初めて触る方だけでなく、すでに少し使っている方にも役立つように、基本操作から実務でよく使う機能までを整理して進めました。
社内研修では、参加者全員が同じ内容を学べるだけでなく、会社で実際に使う表や業務フローを想定しながら確認できる点がメリットです。
Excelの基本操作
まずは、Mac版Excelの画面構成や基本操作を確認しました。
- Excelの起動とファイルの開き方
- ブックとシートの違い
- セル・行・列の考え方
- 文字や数字の入力
- セル範囲の選択
- コピー・貼り付け
- 行や列の挿入・削除
- 表の見た目を整える方法
Excelは、最初にセル、行、列、シートの考え方を理解しておくと、その後の関数や集計の理解が進みやすくなります。
計算式と関数の基本
次に、計算式と関数の基本を確認しました。
- 足し算・引き算・掛け算・割り算
- 合計を出すSUM関数
- 平均を出すAVERAGE関数
- 件数を数えるCOUNT関数
- 条件付きの集計
- 数式バーの見方
- 相対参照と絶対参照
Excelの関数は、名前を丸暗記するよりも、「どの範囲を対象に、何を計算しているのか」を理解することが大切です。
特に、仕事でExcelを使う場合は、式をコピーしたときに参照先が変わる相対参照と、範囲を固定する絶対参照の違いを理解しておくと、ミスを減らしやすくなります。
表を見やすく整理する方法
Excelは、計算するだけでなく、情報を見やすく整理するためにも使います。
今回の研修では、表の見た目を整える操作も確認しました。
- 列幅・行の高さの調整
- 罫線の設定
- 文字の配置
- セルの色分け
- 表示形式の設定
- 日付や金額の表示
- 見出し行を分かりやすくする方法
社内で共有するExcelファイルでは、作った本人だけでなく、他のスタッフにも分かりやすい表にすることが大切です。
実務でよく使うExcel機能
基本操作を確認したあとは、実務でよく使う機能についても確認しました。
Excelは、ただ入力するだけでなく、一覧表を整理したり、必要な情報を探したり、条件に合うデータだけを表示したりする場面でよく使われます。
並べ替えとフィルター
売上表、顧客一覧、在庫表、社員名簿などでは、データを並べ替えたり、条件に合う行だけを表示したりする操作がよく使われます。
- 日付順に並べ替える
- 金額の高い順に並べ替える
- 担当者ごとに絞り込む
- 特定のカテゴリだけ表示する
- 空欄や重複を確認する
フィルターを使えるようになると、大きな表の中から必要な情報を探しやすくなります。
グラフ作成
Excelでは、表に入力した数値をもとにグラフを作成できます。
研修では、基本的なグラフ作成の流れも確認しました。
- グラフにしたい範囲を選択する
- 棒グラフや折れ線グラフを作る
- タイトルや凡例を調整する
- 見やすい色や配置に整える
- 資料に貼り付けやすい形にする
売上推移や比較資料など、数字だけでは伝わりにくい内容も、グラフにすると分かりやすくなります。
印刷とPDF書き出し
Excelで作った表を印刷したり、PDFとして共有したりする機会もあります。
Mac版Excelでは、印刷画面やPDF保存の流れがWindows版と異なるため、研修内で実際に確認しました。
- 印刷範囲の設定
- 1ページに収める設定
- 余白の調整
- 横向き・縦向きの切り替え
- ヘッダー・フッターの確認
- PDFとして保存する方法
画面上ではきれいに見えていても、印刷すると表が切れてしまうことがあります。印刷前のプレビュー確認はとても大切です。
Mac版Officeの社内研修で大切なこと
Mac版Officeの社内研修では、Excelの操作だけでなく、Mac環境そのものへの理解も重要です。
Windows版Officeに慣れている方がMac版Officeを使う場合、細かな操作の違いで戸惑うことがあります。
Macの基本操作もあわせて確認できます
Mac版Excelの操作でつまずいているように見えても、実際にはMacの基本操作で迷っている場合もあります。
- ファイルの保存場所が分からない
- ダウンロードしたファイルを探せない
- Finderの使い方に慣れていない
- アプリの切り替えが分からない
- ショートカットキーがWindowsと違って戸惑う
- プリンタやPDF保存の操作が分からない
アーストでは、Macの保守運用やサポートの経験をもとに、Office操作だけでなく、Macで仕事を進めるうえで必要な基本操作もあわせて確認できます。
Microsoft 365の契約・インストール・更新も確認が必要です
現在のOfficeは、買い切り版だけでなく、Microsoft 365のようなサブスクリプション型の利用も一般的です。
Microsoft公式では、Microsoft 365のMac環境について、サポート対象のmacOSや更新条件が案内されています。特に古いmacOSを使っている場合、Officeアプリ自体は動作していても、今後の更新やセキュリティ面で注意が必要になることがあります。
社内でMac版Officeを使う場合は、次の点も確認しておくと安心です。
- 使用中のmacOSのバージョン
- Microsoft 365の契約内容
- Officeアプリのインストール状況
- ライセンス認証の状態
- OneDriveとの連携
- 自動更新の設定
- 古いMacで今後も使えるか
操作研修とあわせて、こうした利用環境を確認しておくことで、社内で安定してOfficeを使いやすくなります。
社内研修として行うメリット
個別レッスンでは、一人ひとりの困りごとに合わせて進められる良さがあります。
一方で、社内研修として複数名で受講する場合には、会社全体で操作ルールや基本知識をそろえやすいというメリットがあります。
社内で共通理解を作りやすい
社内研修では、参加者全員が同じ内容を確認できます。
- Excelファイルの作り方を統一しやすい
- 表の見せ方や保存ルールをそろえやすい
- 関数や計算式の使い方を共有できる
- よくあるミスを全員で確認できる
- 社内で教え合いやすくなる
特に、同じ部署やチームでExcelファイルを共有する場合、基本ルールをそろえておくと、後から修正や引き継ぎがしやすくなります。
実際の業務に近い内容で進められる
社内研修では、一般的な教材だけでなく、実際の業務に近い例を使って説明できます。
売上表、顧客一覧、在庫表、進捗管理表、集計表など、普段の仕事に近い内容で学ぶことで、研修後に実務へ反映しやすくなります。
今回のように、Mac版Excelを社内で使う環境に合わせて研修内容を組み立てることで、参加者の理解度に合わせたサポートができます。
アースト ITマンツーマンでできること
アースト ITマンツーマンは、パソコンやスマートフォンの使い方を学ぶ、マンツーマン・スタイルのリモートレッスンサービスです。
Excel、Word、PowerPointなどのOfficeソフトについても、実際の画面を見ながら、目的に合わせて必要なところから学べます。
現在は基本的にリモートレッスンでの対応となりますが、画面を共有しながら操作を確認できるため、Mac版Officeの使い方やExcelの実務操作も分かりやすく進められます。
このようなご相談に対応できます
- Mac版Excelの基本操作を学びたい
- Mac版Officeの使い方を確認したい
- Windows版との違いに戸惑っている
- Excelで表や集計表を作りたい
- 関数や計算式を仕事で使えるようにしたい
- WordやPowerPointもあわせて学びたい
- Microsoft 365のインストールや認証を確認したい
- Macの基本操作も一緒に確認したい
企業研修のようなまとまった内容だけでなく、「この表の作り方だけ知りたい」「Mac版Excelの印刷設定だけ確認したい」といったスポット的なご相談にも対応できます。
まとめ
Mac版Excelは、業務でも十分活用できる便利なツールです。
ただし、Windows版Excelと操作感が少し違う部分や、Macならではのファイル管理、印刷、ショートカット、Microsoft 365の更新環境など、確認しておきたい点もあります。
社内でMac版Officeを使う場合は、Excelの基本操作だけでなく、Mac環境やOfficeの契約・更新状況もあわせて確認しておくと安心です。
Mac版Excelを使った社内研修を検討している方、Mac版Officeの操作でお困りの方は、アースト ITマンツーマンへお気軽にご相談ください。
